Productbericht

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0.1

In het productbericht wordt productspecifieke informatie verstuurd door de fabrikant of importeur. Producten worden geclassificeerd naar productklassen. Voor deze productklassen worden relevante kenmerken en waarden door de fabrikant of importeur beschreven. De fabrikant of importeur is immers de bron die dergelijke informatie het best zou moeten kunnen beschrijven, zo kan redundante en onjuiste informatie zo veel mogelijk voorkomen worden. De producten worden volgens de ETIM classificatie beschreven. Hierbij wordt per groep en klasse vastgelegd wat de relevante technische kenmerken zijn, bijvoorbeeld; vorm, toepassing of functie. Een artikel is vaak een product dat te koop is of verhandeld wordt, er is handelsinformatie toegevoegd zoals prijs en verpakking. Op regelniveau is er een samenhang tussen product- en artikelbericht. In het artikelbericht kan op artikelgegevensniveau worden verwezen naar de productidentificatie en de basis technische productgegevens.

1 Algemene spelregels

• Uitwisseling van productgegevens is het meest succesvol wanneer zowel de producent als de afnemer dezelfde en de actuele versie van de classificatie in hun interne applicatie hebben overgenomen;
• De geclassificeerde productgegevens worden vastgesteld en onderhouden door de fabrikant of importeur van het product;
• Productgegevens worden in drie stappen opgebouwd:
  • Merk, serie en type inclusief algemene zaken zoals omschrijving;
  • Aanduiding van de klasse;
  • Invullen van de bij die klasse behorende kenmerken.
• In het geval dat van een product de waarde van een kenmerk nog niet bekend is, of het kenmerk voor dat product niet relevant is, kan het veld “Reden Geen Waarde” gebruikt worden;
• In het uitwisselen van productgegevens zijn twee fasen te onderscheiden:
  • Initiële fase. Hierbij ligt het initiatief bij de afnemer van de productgegevens. Deze doet een aanvraag om productgegevens bij de leverancier. De leverancier verstuurt deze vervolgens naar de afnemer;
  • Modificerende fase. Hierbij ligt het initiatief bij de leverancier van de productgegevens. De modificatie wordt aan elke afnemer verzonden. Daarnaast respecteert de zender van het bericht de afgesproken serviceniveaus in contracten en order met de ontvanger en/of wettelijke bepalingen. Hieronder vallen het onderhanden werk (reeds bestelde producten en door de leverancier geaccepteerde order(s)), contractuele leververplichting en de bij de wet vastgelegde termijnen voor nalevering;
• De leverancier is verantwoordelijk voor de zending van het productgegevensbericht;
• Bijlagen worden gebruikt om bijbehorende, aanvullende documenten in het product- of artikelbericht mee te zenden. Dit zijn documenten zoals gebruiksinstructies en marketinginformatie. Bijlagen worden niet gebruikt om het product verder te classificeren. Het in- en uitlopen van productgegevens geeft de lifecycle van het product weer. Het nieuwe product wordt geleidelijk ter beschikking gesteld aan de keten en de voorraad van het oude product wordt tegelijkertijd afgebouwd. Gedurende een bepaalde periode bestaan het oude en het nieuwe product naast elkaar.
   

1.1 Stappenplan

Hieronder staat beschreven in welke volgorde u de verschillende stappen binnen dit scenario moet doorlopen:

• Zowel de leverancier als afnemer willen over dezelfde productinformatie beschikken. Daarvoor nemen zij in hun systemen actuele en dezelfde classificatietabellen op;
• De leverancier geeft met de mutatiecode 'wijziging' of 'origineel' aan of in het bestand alleen de wijzigingen worden uitgewisseld of dat het actuele bestand wordt uitgewisseld (eventueel vervallen producten komen hierin niet in voor);
• Bij het uitwisselen van wijzigingen kan de leverancier vervolgens aangeven of het product inlopend, nieuw/beschikbaar (actueel), vervallen, geschorst, of uitlopend is. Met de status “vernietig publicatie” wordt aangegeven dat foutieve data verwijderd kan worden;
• De afnemer neemt de gemuteerde productgegevens over in zijn bestand. In de praktijk is het ook mogelijk dat de leverancier de productgegevens verstuurt aan een datapool, de tussenhandel of een inkooporganisatie.
  

1.2 Status en mutatiecode

Om de productrecords van afnemer en leverancier gesynchroniseerd te houden, moet het voor de ontvanger duidelijk zijn hoe de ontvangen informatie te verwerken is. De mutatiecode kan op berichtniveau worden aangegeven; de mutatie geldt voor alle producten of artikelen die in dat bericht zijn opgenomen. De statuscode wordt toegepast om aan te geven wat in de overgangsfase gebeurt bij het wijzigen van productgegevens.

Op berichtniveau in het productbericht kan via de mutatiecode de aard van de wijziging voor het assortiment worden aangegeven:

Tabel 1 - Mutatie op berichtniveau

Mutatiecode	Betekenis
4	Wijziging (alleen de mutaties worden uitgewisseld)
9	Origineel (het totale actuele bestand wordt uitgewisseld)

Op regelniveau wordt een statuscode toegepast om informatie te geven over de mutatie:

Tabel 2 - Statuscode op regelniveau

Statuscode	Betekenis
125	Artikel is inlopend: het artikel zal t.z.t. worden opgenomen in de catalogus
126	Nieuw/beschikbaar
94E	Het artikel is uitlopend: het artikel zal t.z.t. niet meer leverbaar zijn. In dit geval kan ook een ‘opvolger’ worden opgenomen.
130	Vervallen
155	Vernietig publicatie
175	Geschorst (bv. seizoensartikelen)